Pengertian Inventarisasi
Penulis Buku : Santi Susantini, dkk - Menurut The Liang Gie inventaris ialah sebuah daftar yang memuat nama-nama barang milik instansi. Sementara menurut W.J.S Poerwasarminta, inventarisasi adalah pembukuan atau penyusunan daftar barang-barang yang ada di kantor atau perusahaan.
Tujuan Inventarisasi
Kegiatan inventarisasi barang yang dilakukan oleh suatu kantor bertujuan untuk:
- Tertib administrasi barang
- Penghematan keuangan kantor
- Bahan informasi untuk menghitung kekayaan suatu kantor d. Mempermudah pengendalian dan pengawasan barang
Pengadministrasian Barang Inventaris
Adapun pengadministrasian yang harus dilakukan oleh organisasi adalah sebagai berikut:
- Pencatatan Buku Induk Barang Inventaris
Buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah dimiliki oleh suatu kantor atau satuan organisasi di lingkungannya, dan sekaligus merupakan sumber informasi yang diandalkan mengenai segala macam data yang diperlukan tentang barang-barang inventaris kantor
BUKU INDUK BARANG INVENTARIS
 |
| Buku Induk Barang Inventaris |
- Pencatatan Buku Golongan Barang Inventaris
Merupakan buku pembantu tempat mencatat barang-barang inventaris menurut golongan tertentu yang telah ditentukan, masing- masing berdasarkan klasifikasi dankode barang yang ditentukan di lingkungan organisasi yang bersangkutan
BUKU GOLONGAN BARANG INVENTARIS
Golongan Barang : ………………….
Angka Jenis Sandi Barang : …………………..
 |
| Buku Golongan Barang Inventaris |
- Pencatatan Buku Catatan Barang Non-Inventaris
Merupakan buku yang digunakan untuk mencatat semua barang tidak habis pakai yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan.
BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS
 |
| Buku Catatan Barang Non Inventaris |
- Pemberian Nomor Kode Barang/Nomor Induk
Pemberian nomor kode barang ini dimaksudkan untuk memudahkan pencatatan dan pengelompokan barang berdasarkan kategori tertentu.
Adapun nomor yang tercantum dalam buku induk dan barang inventaris dicatat oleh pengelola barang inventaris telah ditentukan oleh kantor/departemen yang bersangkutan.
Berikut ini adalah pedoman untuk memberikan kode barang inventarsi:
1. Nomor kode untuk setiap jenis barang
Nomor kode yang dipergunakan melambangkan nama atau penjelasan kelompok jenis barang dalam bentuk angka (numeric) yang tersusun menurut pola tertentu, sehingga mudah diingat dan dikenal dalam setiap pencatatan dalam formulir/buku yang telah ditentukan.
Contoh :
 |
| Nomor Kode Untuk Setiap Suku Cadang dan Suku Tambahan |
Suku cadang adalah bagian dari barang yang akan aus lebih cepat dari barang secara keseluruhan. Seperti mobil yang dilengkapi dengan ban mobil, accu pelengkap dan lain-lain yang merupakan suku cadang. Sementara suku tambahan adalah barang yang dapat melengkapi barang lain, seperti mobil yang dilengkapi dengan lampu kabut dan kaca spion. Pemberian kode untuk setiap suku cadang dan suku tambahana ini juga berbentuk angka-angka.
2. Nomor kode untuk setiap barang persediaan
Untuk barang yang masih dalam persediaan perlu dibuat tanda pengenal yang dapat membedakan dengan barang yang telah dipakai. Demikian pula dengan cara pemberian nomor, tidak boleh bertentangan dengan azas klasifikasi yang telah ditetapkan, yakni satu jenis barang hanya memiliki satu jenis barang hanya memiliki satu nomor kode.
Untuk membedakan antara barang persediaan dengan barang yang dalam pemakaian, maka dapat dibedakan di angka pertama sandi untuk barang yang sedang dipakai dengan angka pertama sandi untuk barang persediaan.
Misalnya, formulir D untuk barang persediaan, kode pengenal D adalah 500, maka angka pertama dari nomor kode semua barang persediaan adalah dengan menggunakan angka 5.
Contoh :
330.0100 → Angka sandi untuk mesin tik yang dipakai
530.0100 → Angka sandi untuk mesin sebagai persediaan
3. Nomor kode untuk lokasi pemilikan barang
Lokasi adalah unit kerja yang mengelola suatu barang. Misalnya: Nomor kode barang inventaris sekolah:
230.0810.0803.53.301.03
230 : merupakan kode untuk peralatan kantor
0810 : merupakan kode untuk meja
0803 : merupakan kode untuk Jawa Tengah
53 : merupakan kode untuk Kodya Semarang
301 : merupakan kode untuk Jenis Sekolah (Misal. SMA)
03 : merupakan kode urut dari SMA yang bersangkutan
(Misal. SMK 3 Surakarta)
Tujuan Inventarisasi
- Untuk mengetahui kekayaan suatu instansi, kantor, dan perusahaan
- Untuk menjaga penghematan
- Untuk menjaga atau pengaturan pemakaian barang pada masing-masing unit
- Untuk mengetahui barang-barang apa yang harus ditambah dan diganti
- Untuk kelancaran proses perbekalan atau perlengkapan kantor, perusahaan, atau instansi.
Diposkan oleh
Unknown