 |
| Pengertian Istilah Administrasi Humas dan Protokol |
Penulis buku : Ssari Yuliati, dkk - Pengertian Humas paling yang mutakhir dikemukakan tahun 2011 oleh The Public Relations Society of America (PRSA) sebagai organisasi PR terbesar dan terkemuka di dunia, yaitu sebagai berikut: “Public relations is a strategic communication process that builds mutually beneficial relationships between organizations and their publics.”
(Public relations adalah proses komunikasi yang strategis yang membangun hubungan yang saling menguntungkan antara organisasi-organisasi dengan masyarakat mereka).
Pengertian tersebut tidak merubah konsep dasar pengertian Humas sebelumnya, yaitu adanya proses komunikasi yang strategis serta adanya prinsip saling menguntungkan antara organisasi dengan masyarakatnya. Definisi terbaru Public Relations disampaikan dengan bahasa yang lebih sederhana namun mengena langsung pada sasaran.
Humas merupakan gabungan dari berbagai ilmu dan masuk dalam jajaran ilmuilmu sosial, seperti sosiologi, psikologi, ekonomi, politik, dan lain-lain. Dalam rumpun ilmunya, Humas merupakan salah satu ilmu praktik dari ilmu komunikasi, selain Ilmu Periklanan dan Jurnalistik.
Sasaran Humas adalah publik internal dan eksternal. Publik internal adalah seluruh orang yang berada dalam lingkup organisasi, mulai dari karyawan, keluarga karyawan sampai dengan manajemen puncak. Sedangkan Publik eksternal adalah orang-orang yang berada di luar organisasi yang terkait dengan aktivitas organisasi, seperti pers, masyarakakat sekitar dan masyarakat lain di luar organisasi. (Gafur, Tahun tidak disebutkan). Dalam menjalankan kegiatannya Humas harus mampu menciptakan opini publik yang positif melalui komunikasi yang diciptakannya.
Komunikasi adalah landasan utama dalam suatu hubungan. Komunikasi terjadi bila satu pihak memberi makna pada perilaku pihak lain atau perilakunya sendiri, dan hal tersebut berlaku pula dalam organisasi. Fungsi penting komunikasi tersirat dalam pernyataan Chester Bernard: Komunikasi merupakan unsur pertama dari organisasi, serta pernyataan Mulyana (2007): Kita tidak dapat tidak berkomunikasi, (We cannot not communicate).
Selain komunikasi, aspek penting lain dalam Humas adalah koordinasi. James Mooney berpendapat bahwa asas yang melandasi semua organisasi adalah The Principle of Coordination atau prinsip koordinasi. Selain itu menurut Luther Gulick, pengoordinasian (Coordinating) merupakan kewajiban penting untuk menghubungkan berbagai kegiatan pekerjaan. Jika komunikasi berlangsung dalam kehidupan organisasi tanpa koordinasi, maka pencapaian tujuan organisasi menjadi kurang efektif dan efisien. Humas sebagai bidang untuk mengoordinasikan komunikasi dalam organisasi berfungsi selain untuk memberikan informasi, juga mengoordinasikan informasi kepada internal organisasi maupun eksternal organisasi. Berkenaan dengan aspek proses, ada empat tahap proses atau prosedur dalam Humas menurut Cutlip dan Center, yaitu: Research (Penelitian), Planning (Perencanaan), Action and Communication (Aksi dan Komunikasi), serta Evaluation (Evaluasi).
Pengertian Administrasi dapat dilihat secara sempit maupun luas. Kata administrasi yang menyertai pembahasan Humas dan Protokol dalam artikel ini memiliki dua pengertian sekaligus, yakni pengertian dalam arti sempit dan pengertian dalam arti luas. Administrasi dalam pengertian luas adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya (Siagian, 2011). Sedangkan administrasi dalam pengertian sempit meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clerical work). (Handayaningrat, 1985). Implikasi pengertian administrasi secara luas dalam bidang Humas, berarti segenap kegiatan yang berlangsung didalamnya tidak terlepas dari penerapan fungsi-fungsi administrasi seperti Planning, Organizing, Actuating dan Controling. Sedangkan implikasi administrasi secara sempit dalam bidang Humas adalah penerapan kegiatan-kegiatan teknis ketatausahaan yang ditimbulkan oleh bidang Humas dalam organisasi. Kata administrasi dalam artikel ini diasumsikan sama pengertiannya dengan kata manajemen.
Protokol berasal dari bahasa Yunani: Protos dan Colla. Kedua kata tersebut berarti lembaran pertama yang melekat pada dokumen utama. (Wursanto, 2006) . Protokol menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah peraturan upacara di istana kepala negara atau berkenaan dengan penyambutan tamu-tamu negara, dsb, dan tata cara (upacara, dsb) yang secara internasional berlaku dalam hubungan diplomatik. Istilah protokol tidak merujuk pada manusia atau orang, melainkan sistem atau aturan. Dalam perkembangan berikutnya, pengertian protokol adalah kebiasaan-kebiasaan dan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik. Merriam-Webster mendefinisikan protokol sebagai a system of rules that explain the correct conduct and procedures to be followed in formal situations atau sistem peraturanperaturan yang menjelaskan tingkah laku yang tepat dan prosedur-prosedur yang ditaati dalam situasi-situasi formal. Begitu pentingnya fungsi protokol dalam penyelenggaraan kegiatan formal, sehingga Francois Giulani, seorang jurnalis dan publisis asal Aljazair melahirkan slogan “Protocol is everything”. (Protokol adalah segalanya)
Dari kata protokol terbentuk kata Keprotokolan. Bersumber dari Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan, maka yang dimaksud dengan Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat.
Istilah Protokol seringkali disandingkan dengan kata Humas. Menurut Kemala Motik Gafur, penggunaan istilah Humas dan Protokol hanya dikenal di Indonesia. Sebagai contoh adalah penyebutan kedua kata tersebut dalam Keputusan Gubernur Propinsi DKI Jakarta No. 62 tentang Organisasi, yang menyatakan : “Biro Hubungan Masyarakat dan Protokol bertugas merumuskan kebijakan dan melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data informasi, publikasi, pelayanan informasi, serta pelayanan keprotokolan”. (Jurnal Orientasi Teori Kehumasan dan Protokol, tahun tidak disebutkan). Berkaitan dengan hal tersebut, kata Protokol yang mengikuti kata Humas secara tersirat menjelaskan fungsi protokol sebagai sistem pengatur berbagai kegiatan bidang Humas dalam organisasi. Dalam artikel ini jika kata Protokol tidak disebutkan untuk mendampingi kata Humas, maka diasumsikan sudah termaktub dalam kata Humas.
Berdasarkan penjelasan-penjelasan tersebut, maka pengertian Administrasi Humas dan Protokol dalam artikel ini adalah proses kerjasama sekelompok manusia dengan cara yang paling efektif dan efisien, baik melalui kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan maupun manajerial dalam rangka mencapai tujuan yang ditetapkan bidang Humas, yaitu memengaruhi sikap manusia secara individu atau kelompok melalui komunikasi yang strategis untuk kesuksesan organisasi.
Diposkan oleh
Unknown