 |
| Membuat Perencanaan Pengendalian Pekerjaan Kantor |
1. Pengertian Pengendalian
Pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, sehingga pelaksanaan kerja dapat sesuai dengan rencana kerja yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.
Pengendalian juga merupakan suatu cara untuk mengarahkan, mengawasi, dan mengukur sumber daya suatu organisasi sehingga diharapkan dapat mencegah dan mendeteksi penggelapan (fraud) serta melindungi sumber daya organisasi baik yang berwujud (seperti mesin dan lahan) maupun tidak (seperti reputasi atau hak kekayaan intelektual seperti merk dagang).
Berikut ini adalah beberapa pengertian pengendalian menurut para ahli:
- Pengendalian adalah usaha untuk mencapai tujuan tertentu melalui perilaku yang diharapkan (Mulyadi, 2007)
- Pengendalian adalah suatu proses penjaminan di mana perusahaan dan orang-orang yang berada dalam perusahaan tersebut dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Agung Praptapa).
- Pengendalian adalah suatu tindakan pengawasan yang disertai tindakan korektif/pelurusan (Randy R Wrihatnolo & Riant Nugroho Dwijowijoto, 2006)
2. Tujuan Pengendalian
Tujuan pengendalian manajemen adalah menjamin bahwa strategi yang dijalankan sesuai dengan tujuan organisasi yang akan dituju. Apabila dirinci tujuan dari pengendalian adalah sebagai berikut:
- Meningkatkan efisiensi operasional organisasi
- Menilai sejauh mana hasil aktual sesuai dengan hasil yang diantisipasi
- Mengkoordinasikan berbagai elemen dari suatu program atau tugas
- Meningkatkan kemungkinan bahwa tujuan organisasi akan tercapai
- Membantu karyawan kantor dalam melaksanakan pekerjaan mereka secara lebih efisien
- Memaksimalkan keuntungan organisasi dengan mengurangi jumlah pekerjaan yang harus diulang dan dengan mengurangi penyalahgunaan persediaan dan bahan
3. Menjelaskan Asas-asas Pengendalian.
- Asas Tercapainya Tujuan
Pengendalian harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan yaitu dengan mengadakan perbaikan untuk menghindari penyimpangan- penyimpangan dari rencana.
- Asas Efisiensi
Pengendalian itu efisien, jika dapat menghindari dari penyimpangan rencana.
- Asas Tanggung Jawab Pengendalian
Pengendalian hanya dapat dilaksanakan jika manajer bertanggung jawab terhadap pelaksanaan rencana.
- Asas Pengendalian Terhadap Masa Depan
Pengendalian yang efektif harus ditujukan ke arah pencegahan penyimpangan-penyimapngan yang akan terjadi, baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.
- Asas Pengendalian Langsung
Teknik kontrol yang paling efektif ialah mengusahakan adanya bawahan yang berkualitas baik.
- Asas Refleksi Rencana
Pengendalian harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan rencana
- Asas Penyesuaian Dengan Organisasi
Pengendalian harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi.
- Asas Pengendalian Individual
Pengendalian dan teknik pengendalian harus sesuai dengan kebutuhan manajer.
- Asas Standar
Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat yang akan dipergunakan sebagai tolok ukur pelaksanaan dan tujuan yang akan dicapai.
- Asas Pengendalian Terhadap Strategi
Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faltor-faktor yang strategis dalam perusahaan.
- Asas Pengecualian
Efisiensi dalam pengendalian membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor pengecualian dalam keadaan tertentu atau tidak sama.
- Asas Pengendalian Fleksibel
Pengendalian harus luwes untuk menghindari kegagalan pelaksanaan rencana.
- Asas Peninjauan Kembali
Sistem pengendalian harus ditinjau berkali-kali, agar system yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan.
- Asas Tindakan
Pengendalian dapat dilakukan, apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi,
4. Langkah-langkah Pengendalian
Langkah-langkah yang biasa dilakukan dalam pengendalian atau pengontrolan adalah sebagai berikut:
- Penentuan standar atau ukuran baku yang akan menjadi patokan
- Pengukuran atau penilaian terhadap kegiatan-kegiatan senyatanya dijalankan (atau hasil-hasil kegiatan itu)
- Perbandingan antara pelaksanaan kegiatan-kegiatan atau hasil- hasilnya itu dengan patokan
- Pembetulan terhadap penyimpangan atau perbedaan yang terjadi agar semua kegiatan atau hasilnya sesuai dengan apa yang telah ditentukan.
5. Perencanaan Pengendalian Pekerjaan Kantor
Perencanaan adalah proses kegiatan yang meliputi menentukan tujuan dan menentukan cara pencapaian tujuan tersebut. Agar kegiatan dalam bekerja berjalan secara baik maka selain perencanaan perlu dilakukan pengendalian yaitu dengan membuat standar kerja atau standard operation procedure (SOP).
5.1 Sistem, Prosedur dan Metode Kantor
Menurut Carl Heyel, suatu prosedur adalah serangkaian langkah- langkah logis dimana semua tindakan bisnis berulang dimulai, dilakukan, dikontrol, dan diselesaikan..
Apabila dianalisis, dalam pengertian prosedur mengandung unsur- unsur sebagai berikut:
- Prosedur merupakan urutan kegiatan yang telah ditentukan;
- Prosedur dimaksudkan untuk memperoleh cara yang seragam dalam melakukan pekerjaan;
- Prosedur menentukan orang yang sesuai untuk melakukan pekerjaan dalam kaitannya dengan waktu, tempat dan sifat pekerjaan;
- Prosedur mencakup wewenang ketika pekerjaan ditugaskan untuk bawahan.
5.2 Arus/Aliran Kerja
Aliran kerja pada dasarnya merupakan masalah pengendalian output kerja. Leffingwell menjelaskan bahwa pertimbangan utamanya adalah menangani pekerjaan sehingga akan mengalir terus tanpa gangguan, kecepatan pda semua titik harus sama dan tidak terganggu.
5.3 Panduan Kantor
Secara terperinci, panduan kantor biasanya berisi mengenai informasi, sebagai berikut:
- Informasi umum meliputi: nama, alamat, nomor telepon perusahaan dan departemen, sifat bisnis, dan alamat eksekutif;
- Ketentuan umum dan peraturan yang berkaitan dengan jam kerja, skala gaji, keuntungan yang ditawarkan, disiplin, dan aturan pensiun;
- Petunjuk mengenai keadaan darurat seperti kebakaran dan kecelakaan;
- Kebijakan mengenai penjualan secara kredit, pemilihan media iklan, program pelatihan dan pengembangan, serta pembelian peralatan;
5.4 Pengendalian Formulir
Formulir adalah sarana yang digunakan untuk mendapatkan data dari berbagai aktivitas kantor. Formulir ini biasanya dibuat secara terstandar dan hanya data yang bersifat variable yang diisikan pada formulir.
Menurut G. R. Terry formulir adalah selembar kertas atau karton yang tercetak untuk digunakan dalam pengumpulan dan pengiriman informasi.
Kegunaan Formulir
Menurut Littefield and Rachel, formulir memiliki manfaat sebagai berikut:
- Formulir memberikan kejelasan mengenai informasi yang harus dikumpulkan dan dikkomunikasikan
- Formulir memudahkan pemasukan dan pengolahan data, karena formulir menyediakan lokasi khusus untuk setiap item informasi yang dibutuhkan
- Formulir menghilangkan pengulangan kebutuhan informasi
- Formulir memfasilitasi penggunaan beberapa salinan sehingga dapat menyederhanakan prosedur;
- Formulir memudahkan pengarsipan dan memberikan rujukan di masa mendatang
- Formulir memudahkan dalam memperbaiki tanggungjawab
- Formulir memberikan keseragaman dalam pekerjaan kantor, karena formulir yang sama digunakan untuk jenis pekerjaan yang sama.
Mengendalikan Formulir
Pengendalian formulir adalah sarana untuk melaksanakan pengendalian manajemen atas biaya pembuatan dan pemrosesan formulir. Tujuan utama dari pengendalian formulir adalah sebagai berikut:
- Menjamin ketersediaan secara teratur dari berbagai formulir
- Penggunaan formulir yang ekonomis
- Mengurangi pekerjaan administratif
- Meminimalkan penggunaan beberapa formulir
- Membuat perubahan yang diperlukan pada formulir yang ada jika tidak sesuai lagi
- Memperkenalkan formulir baru yang benar-benar diperlukan
- Menyimpan dan menggunakan formulir hanya yang diperlukan sistem kantor
- Mengevaluasi desain formulir sesuai dengan tuntutan kebutuhan
Langkah-langkah Mengendalikan Formulir
Berikut ini langkah-langkah yang bisa dilakukan untuk mengendalikan formulir:
- Pembentukan otoritas terpusat
- Menyediakan daftar formulir
- Membuat daftar prosedur kantor
- Analisis formulir
- Desain dan produksi
- Membuang formulir yang usang
Penulis Buku : Santi Susantini, dkk
Diposkan oleh
Unknown