Efisiensi Kantor

Kata "Efisien" berasal dari bahasa latin efficere yang berarti menghasilkan, mengadakan, menjadikan. Terdapat beberapa pengertian efisien menurut para ahli sebagai berikut: 

1. Sedarmayanti    (2001:112)    menyatakan    bahwa    efisiensi    pada prinsipnya adalah perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh dengan kegiatan yang dilakukan.
2. Miranda   (2003)   menyatakan   bahwa   efisiensi   adalah   prediksi keluaran/output pada biaya minimum, atau merupakan rasio antara kuantitas sumber yang digunakan dengan keluaran yang dikirim.
3. Gie (1997:26) menjelaskan bahwa efisiensi adalah satu pengertian tentang perhubungan optimal antara pendapatan dan pengeluaran, bekerja keras dan hasil-hasilnya, modal dan keuntungan, biaya dan kenikmatan, yang ada kalanya juga disamakan dengan ketepatan atau dapat juga dirumuskan sebagai perbandingan terbaik antara pengeluaran dan penghasilan, antara suatu usaha kerja dengan hasilnya.
4. Menurut Achmad (2007), efisensi artinya perbandingan terbaik antara usaha yang telah dikorbankan dengan hasil yang dicapai.
5. Menurut  T  Mulyamah  (1987:3)  yaitu: “Efisiensi  merupakan  suatu ukuran   dalam   membandingkan   rencana   penggunaan   masukan dengan penggunaan yang direalisasikan atau perkataan lain penggunaan yang sebenarnya

Berdasarkan  pengertian-pengertian  di  atas,  dapat  disimpulkan  bahwa efisiensi merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap kegiatan organisasi yang bertujuan untuk dapat memperoleh hasil optimal dengan usaha seminimal mungkin sesuai standar yang telah ditetapkan. Perbandingan antara usaha dan hasil ini dapat dilihat sebagai berikut:

1. Segi Usaha/Input
   Adalah semua sumber (resources) sarana dan prasarana yang digunakan dalam proses produksi menghasilkan barang dan jasa.
2. Segi hasil/output
   Berupa barang atau jasa yang dihasilkan secara maksimal baik dalam hal kualitas maupun kuantitas dengan menggunakan usaha/input yang minimal. 

Perbandingan Usaha (Input) dengan Hasil (Output)

Keterangan:

-   USAHA/INPUT > HASIL/OUTPUT = Tidak Efisien

-   HASIL/OUTPUT > USAHA/INPUT = Efisien

Sumber: Drs. Soewarno Handayaningrat, Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen hal. 15

Dari gambar di atas terdapat kegiatan proses produksi yang berkaitan dengan cara yang digunakan dalam melakukan suatu pekerjaan sehingga menghasilkan efisiensi, yaitu:

1. Cara yang paling mudah
2. Cara yang paling ringan
3. Cara yang paling tepat
4. Cara yang paling dekat
5. Cara yang paling murah

Asas-asas Efisiensi

Adapun asas-asas dari efisiensi pekerjaan kantor adalah sebagai berikut:

a. Asas Perencanaan

Merencanakan berarti menggambarkan di muka mengenai tindakan- tindakan yang  akan dilaksanakan  dalam  rangka mencapai  sesuatu tujuan. Perwujudan asas ini dapat berupa pedoman-pedoman berikut:

• Pedoman tentang maksud/tujuan warkat
• Pedoman tentang penetapan prosedur
• Pedoman tentang pengadaan mesin tatausaha
• Pedoman tentang perencanaan formulir

b. Asas Penyederhanaan

Menyederhanakan berarti membuat suautu sistem yang ribet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudah atau ringan. Pelaksanaan asas ini adalah sebagai berikut:

• Pedoman tentang tatacara
• Pedoman tentang perlengkapan tatausaha
• Pedoman tentang pengorganisasian tatausaha 

c. Asas Penghematan

Menghemat berarti mencegah pemakaian benda-benda secara berlebihan sehingga biaya pekerjaan yang bersangkutan menjadi mahal. Asas ini dapat dilaksanakan dalam pedoman-pedoman yang berikut:

• Pedoman tentang Perhitungan Biaya dan Kemanfaatan
• Pedoman tentang Perhitungan Kebutuhan Warkat
• Pedoman tentang Mekanisasi Tatausaha

d. Asas Penghapusan

Menghapuskan berarti meniadakan langkah-langkah atau kegiatan- kegiatan dalam pelaksanaan sesuatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai. Pelaksanaan asas ini dapat diwujudkan dalam pedoman-pedoman yang berikut:

• Pedoman tentang Peniadaan Gerak-gerak dalam Pekerjaan
• Pedoman tentang Penghapusan Tembusan-tembusan atau

e. Asas Penggabungan

Menggabungkan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai persamaan atau benda-benda yang mungkin dikerjakan sekaligus dalam 1 langkah sehingga dapat menghemat waktu kerja. Pedoman-pedoman pelaksanaan asas ini adalah sebagai berikut:

• Pedoman tentang Kerja Sekali Jalan
• Pedoman tentang Pemakaian Alat-alat Serbaguna

Sumber-sumber Efisiensi

Sumber utama efisiensi sebenarnya terdapat dalam diri individu masing- masing pegawai. Karena dengan akal pikiran, dan pengetahuan yang yang dimilikinya mereka mampu menciptakan cara kerja yang efisien. adapun unsur-unsur efisien yang melekat pada manusia itu adalah:

1. Kesadaran
   Kesadaran manusia akan sesuatu merupakan modal utama keberhasilannya dalam hal efisiensi ini, kesadaran akan arti dan makna efisien sangat membantu usaha-usaha ke arah efisiensi. Soal efisiensi tidak dapat timbul seketika pada seseorang melainkan merupakan hasil dan proses yang panjang. 
2. Keahlian
   Setiap pekerjaan yang dilakukan oleh seorang ahli hasilnya tentu akan lebih baik dan lebih cepat daripada dikerjakan oleh orang yang bukan ahli. Keahlian ini juga perlu ditunjang dengan peralatan agar efisiensi yang akan dicapai dapat lebih tinggi daripada tanpa menggunakan alat.
3. Disiplin
   Kedua unsur di atas akan menjamin hasil kerja yang efisien  bila disertai dengan disiplin. Dalam disiplin terdapat dua faktor yang penting yaitu faktor waktu dan faktor kegiatan. Usaha-usaha untuk menciptakan adanya disiplin yang baik pada organisasi antara lain dilakukan melalui penyebaran tugas dan wewenang yang jelas, tata cara atau prosedur kerja yang sederhana tapi memadai yang dapat diketahui oleh setiap pegawai sehingga mereka mengetahui dengan tepat dimana dan bagaimana posisi mereka.

Syarat-syarat Efisiensi

Untuk dapat menerapkan efisiensi pekerjaan kantor diperlukan beberapa syarat-syarat yang harus dipenuhi, yaitu:

1. Berhasil guna/efektif
   Syarat ini menyatakan bahwa kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat, dalam tercapai sesuai dengan waktu yang ditetapkan.
2. Ekonomis
   Artinya semua biaya, tenaga kerja, material, peralatan, waktu dan ruangan telah dimanfaatkan dengan tepat dan terhindar dari pemborosan.
3. Pelaksanaan Kerja yang dapat dipertanggungjawabkan
   Syarat ini untuk membuktikan bahwa dalam pelaksanaan kerja sumber-sumber yang ada telah dimanfaatkan dengan tepat dan dapat dipertanggungjawabkan.
4. Pembagian kerja yang jelas
   Manusia  mempunyai  kemampuan  yang  terbatas  sehingga  tidak mungkin   mengerjakan   segala   macam   pekerjaan   dengan   baik. Hendaknya ada pembagian kerja yang nyata berdasarkan beban kerja, ukuran kemampuan kerja dan waktu yang tersedia. 
5. Rasionalisasi Wewenang dan Tanggung jawab
   Wewenang harus seimbang dengan tanggung jawab seseorang, artinya jangan sampai terjadi seseorang mempunyai wewenang yang lebih besar dari tanggung jawabnya, atau sebaliknya jangan sampai terjadi lebih kecil tanggung jawabnya.
6. Prosedur Kerja yang Praktis
   Artinya bahwa pelaksanaan kerja harus merupakan kegiatan operasional yang dapat dilaksanakan dengan lancar, dapat dipertanggungjawabkan serta pelayanan kerja memuaskan

Selain syarat-syarat di atas, penerapan efisiensi pekerjaan kantor juga dipengaruhi oleh beberapa factor seperti yang diungkapkan oleh Ralph M. Barnes yang menyebutkan 3 faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja, yaitu gerakan tubuh, pengaturan tempat kerja, dan penggunaan alat kerja. Sementara menurut The Liang Gie 3 faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja adalah kemauan, kemampuan dan kemahiran.

Penerapan Efisiensi Dalam Pekerjaan Kantor

Pelaksanaan efisiensi pada berbagai kegiatan tata usaha digolongkan menurut penggunaan masing-masing sumber kerja/usaha, yaitu:

a. Pikiran untuk mendapatkan cara yang termudah

b. Tenaga untuk mendapatkan cara yang teringan

c. Waktu untuk mendapatkan cara yang tercepat

d. Ruang untuk mencapai cara yang terdekat

e. Benda untuk mencapai cara yang termurah

Untuk lebih jelasnya dibawah ini diuraikan penerapan efisiensi dari setiap penggunaan masing-masing sumber kerja, yaitu:

1. Penggunaan Pikiran

• Pekerjaan mental yang memakai banyak pikiran sebisa mungkin diubah menjadi pekerjaan semi mental atau pekerjaan yang semata-mata dapat diselesaikan dengan tenaga jasmani saja.
• Pekerjaan  yang  terdiri  dari  banyak  kegiatan  visual  hendaknya memakai sarana yang memudahan pembacaan atau penangkapan mata. 
• Pada pekerjaan yang tersusun atas beberapa langkah dan cukup ruwet sedapat mungkin langkah permulaanya disiapkan atau diselesaikan terlebih dahulu untuk memudahkan penyelesaian seluruh pekerjaan tersebut.
• Pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai sifat yang berlainan atau yang memerlukan pengerjaan yang berbeda hendaknya digolong secara jelas. Bila pekerjaan-pekerjan ini akan diajukan kepada atasan hendaknya     diajukan     secara     terpisah     sehingga mempermudah penyelesainnya.
• Tingkat urgensi dalam penyelesaian suatu pekerjaan hendaknya tidak terlampau banyak sehingga hilang artinya atau sukar membedakannya satu sama lain maupun melaksanakannya.
• Segenap langkah-langkah pekerjaan yang merupakan suatu prosedur hendaknya diatur sehingga merupakan suatu rangkaian yang lancar dan mengikuti aliran pekerjaan menurut urutan yang tepat.
• Untuk setiap benda hendaknya disediakan tempat penyimpanan tertentu dan benda itu harus senantiasa berada di tempatnya apabila tidak sedang dipakai.
• Setiap  tempat  penyimpanan  hendaknya  diberi  tanda  pengenal seperlunya atau catatan-catatan keterangan mengenai isinya.

2. Penggunaan Tenaga

• Gerak-gerak tangan atau tubuh lainya yang berlebihan dalam melaksanakan suatu pekerjaan jasmani hendaknya dihindarkan.
• Pekerjaan jasmani sedapat-dapatnya diubah menjadi pekerjaan otomatis atau dilaksanakan dengan bantuan sarana mekanis.
• Bagi setiap pekerjaan diusahakan agar dilakukan dengan kedua tangan berbarengan dengan arah yang berlawanan dan setangkup.
• Pada pekerjaan yang memakai jari-jari tangan, beban kerja hendaknya  dibagi secara  tepat diantara masing-masing  jari  itu sesuai dengan kekuatannya. 
• Benda dan alat kerja yang setiap saat dipakai hendaknya ditaruh dalam lingkungan bidang kerja yang dicapai oleh tangan dengan tidak usah menggerakkan badan.
• Sesuatu langkah pekerjaan yang sama hendaknya tidak dilakukan berulang-ulang dalam suatu kebutuhan kerja, 1 kali saja sudah cukup.
• Pekerjaan-pekerjaan yang sejenis sedapat-dapatnya diusahakan pelaksanaannya sekali jalan atau digabungkan penyelesaiannnya dalam 1 proses.
• Setiap kegiatan jasmani hendaknya selalu produktif, yaitu memberikan hasil tertentu dan tidak ada tenaga yang terbuang sia- sia.
• Tangan kiri hendaknya tidak dijadikan semacam alat pemegang dalam proses pekerjaan atau berdiam diri menunggu saja.

3. Penggunaan Waktu

• Hari, bulan dan tahun hendaknya  direncanakan  pemakaiannya dengan sebaik-baiknya sehingga tidak ada pekerjaan yang tertunda, terlambat, atau terbengkalai.
• Waktu kerja hendaknya selalu produktif, yaitu tidak ada waktu yang hampir tanpa memberikan suatu hasil kerja betapa pun kecilnya

4. Penggunaan Ruang

• Lalulintas warkat dalam kantor hendaknya diusahakan menempuh jarak yang terpendek dengan menghapuskan perjalanan yang tak perlu atau mengubah letak perabotan kantor sesuai dengan urutan penyelesaian warkat itu.
• Alat-alat perlengkapan kantor hendaknya diletakkan dekat pegawai yang paling sering menggunakannya
• Benda-benda yang tidak diperlukan lagi hendaknya tidak disimpan terus melainkan langsung dibuang sehingga tidak memakan tempat. 

5. Penggunaan Benda

• Material dan peralatan tatausaha yang dibeli sedapat mungkin memiliki multifungsi sehingga dapat dipakai untuk berbagai keperluan.
• Pembelian barang perbekalan tatausaha yang habis pakai hendaknya dilakukan sekaligus dalam jumlah dan ukuran yang besar.
• Bagi beberapa material tatausaha tertentu bila mungkin dibeli saja bahan mentahnya untuk kemudian diolah sendiri
• Untuk setiap barang perbekalan tatausaha yang banyak pemakaiannya hendaknya dibuatkan spesifikasinya sehingga tidak akan terjadi salah beli, terutama membeli dalam mutu yang lebih rendah.
• Dalam pembelian barang-barang tatausaha hendaknya waspada agar tidak terperangkap dalam penghematan semu. Misalnya membeli alat tulis yang harganya memang murah, tapi kualitasnya tidak tahan lama sehingga harus sering diganti.
• Setiap    pemakaian    material    tatausaha    hendaknya    dapat diperhitungkan banyaknya dan dipertanggungjawabkan pentingnya.
• Pembuatan  warkat-warkat  hendaknya  dilakukan  dalam  jumlah yang  sungguh-sungguh  diperlukan  sehingga  tidak menghamburkan material.
• Dalam pelaksanaan sesuatu kerja perkantoran hendaknya tidak dipergunakan material yang berlebihan/mewah, yang penting pekerjaan tersebut telah dapat diselesaikan secara baik
• Dalam pembuatan formulir yang dipakai pada berbagai bagian dan seksi hendaknya dipusatkan dan dikendalikan oleh kantor pusat.
• Benda-benda   sisa   hendaknya   dimanfaatkan   kembali   untuk keperluan-keperluan lainnya. Misalnya potongan-potongan kertas dapat dijadikan notes.
• Hendaknya disusun jadwal pemeliharaan/perawatan yang teratur bagi mesin kantor dan perlatan tatausaha lainnya agar alat-alat itu dapat dipakai secara lancar dan mencapai umur teknis yang terlama. 
• Pemakaian  telepon  interlokal  atau  pengiriman  telegram  harus dikontrol dengan ketat.
• Menjaga agar pesawat telepon selalu dalam keadaan baik untuk meminimalisir pengeluaran biaya tatahubungan

Penulis Buku : Santi Susantini, dkk

Diposkan oleh Unknown