Rancangan pekerjaan didefinisikan sebagai proses pengorganisasian pekerjaan kedalam tugas-tugas yang diperlukan untuk melakukan sebuah pekerjaan (Gomez-Mejia, dkk, 2004).
Ada tiga hal penting yang berpengaruh dalam merancang sebuah pekerjaan, yaitu:
- Pertama, analisis alur kerja (work flow analysis) yang mendeskripsikan bagaimana pekerjaan sebagai input menambah nilai terhadap sebuah pekerjaan, yang nantinya akan dilanjutkan oleh pekerjaan lainnya.
- Kedua adalah strategi bisnis yang diambil dan bagaimana struktur organisasi yang paling tepat dengan strategi tersebut.
- Ketiga adalah analisis pekerjaan yang merupakan proses pengumpulan informasi yang akan digunakan untuk membuat keputusan tentang pekerjaan. Hal ini digunakan dengan mengidentifikasi tugas, kewajiban, dan tanggungjawab dari pekerjaan tertentu.
 |
| Rancangan Pengorganisasian Pekerjaan Kantor |
Menurut Denyer, mengorganisasikan sesuatu adalan menyusun bagian-bagian sehingga seluruh pekerjaan merupakan sebuah tubuh terintegrasi.
Pengorganisasian pekerjaan kantor bila dihubungkan dengan organisasi secara keseluruhan, maka dapat menggunakan tiga asas atau sistem, yaitu:
Asas Sentralisasi
Yaitu pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor pada suatu bagian atau unit tertentu dan manajemennya diserahkan kepada satu orang yang khusus bertanggungjawab dalam bidang aktivitas perkantoran. Jadi, semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah organisasi yang berdiri sendiri,
Kelebihan asas sentralisasi
Asas sentralisasi ini mempunyai beberapa kelebihan, diantaranya:
a. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang perkantoran
b. Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya
c. Keseragaman dapat dicapai (metode-metode pekerjaan dapat diterapkan secara cepat dan seragam)
d. Latihan-latihan karyawan kantor dapat ditingkatkan
e. Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dihemat
f. Adanya fleksibilitas dalam organisasi
g. Dapat mencegah duplikasi fungsi atau arsip
h. Dapat dipekerjakan kaum spesialis yang cakap
i. Mudah melakukan pengawasan
j. Mudah meratakan beban kerja kegiatan kantor
Kelemahan asas sentralisasi
Sementara kelemahan dari asas sentralisasi adalah:
a. Kegiatan kantor yang disentralisasikan belum tentu dapat menjamin dan melayani kebutuhan khusus dari tiap unit atau tiap bagian
b. Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit
c. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi
d. Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat menyurat
e. Lambat dalam pelaksanaan tugas
Asas Desentralisasi
Yaitu asas penyebaran dimana masing-masing bagian pokok bekerja sebagai suatu kesatuan yang seakan-akan berdiri sendiri. Pada asas desentralisasi pada dasarnya kegiatan kantor terdapat diseluruh unit atau bagian organisasi.
Hal ini berarti kegiatan kantor disebarkan keseluruh unit atau bagian organisasi. Masing-masing unit atau bagian melaksanakan kegiatan kantor yang diperlukan oleh lingkungannya, dan setiap manajer atau kepala kantor bertanggungjawab terhadap kegiatan kantor yang berada dibawah pimpinannya serta setiap bagian tidak melewati batas tanggungjawabnya.
Asas Campura
Untuk organisasi yang sudah berkembang dapat dibentuk unit pelayanan pusat untuk melaksanakan dan bertanggungjawab tentang pekerjaan kantor yang berada pada seluruh organisasi, sebaliknya pekerjaan kantor yang kurang tepat bila dipusatkan bisa tetap dikerjakan oleh unit yang bersangkutan. Pengorganisasian pekerjaan kantor seperti ini merupakan sistem kombinasi antara asas sentralisasi dengan asas desentralisasi.
Penulis Buku : Santi Susantini, dkk
Diposkan oleh
Unknown